Een betalingsregeling met je debiteur: slim of niet?

Uw debiteur kan de factuur niet in één keer betalen en vraagt om een betalingsregeling. Een lastige afweging: gaat u akkoord en krijgt u uw geld in termijnen, of houdt u vast aan volledige betaling ineens? Een betalingsregeling kan een verstandige uitkomst zijn, maar alleen als u hem goed vastlegt en de risico’s overziet. In deze uitleg leest u wanneer een regeling slim is, hoe u hem schriftelijk vastlegt en wat de gevolgen zijn voor rente en kosten.

Wanneer is een betalingsregeling slim?

Een betalingsregeling is vooral zinvol als uw debiteur de wil heeft om te betalen, maar tijdelijk krap zit. Denk aan een ondernemer met een liquiditeitsprobleem of een particulier die door omstandigheden niet alles ineens kan voldoen. In zulke gevallen levert een regeling u uiteindelijk vaak meer op dan een langdurig conflict, omdat u uw klantrelatie behoudt en toch zicht houdt op betaling.

Minder verstandig is een regeling wanneer u twijfelt aan de oprechtheid van uw debiteur, of wanneer er al meerdere afspraken zijn geschonden. Een regeling kan dan een manier zijn om tijd te rekken. In zo’n situatie is het vaak beter om de vordering uit handen te geven en een incassobureau in te schakelen.

Leg de regeling schriftelijk vast

Een mondelinge afspraak is moeilijk te bewijzen en leidt snel tot misverstanden. Leg de betalingsregeling daarom altijd schriftelijk vast. Vermeld daarin minimaal de volgende punten:

Laat uw debiteur de regeling ondertekenen of schriftelijk bevestigen. Zo heeft u bewijs en een duidelijk vertrekpunt mocht het alsnog misgaan.

Gevolgen voor rente en kosten

Een betalingsregeling betekent niet automatisch dat u afziet van rente of incassokosten. Spreek expliciet af of de openstaande rente en de al gemaakte kosten onderdeel zijn van het totaalbedrag, of dat ze los blijven staan. Loopt de regeling over een langere periode, dan kan de rente blijven doorlopen over het nog openstaande deel — leg ook dit helder vast om verrassingen te voorkomen.

Neem altijd een verzuimclausule op: betaalt uw debiteur een termijn niet op tijd, dan vervalt de regeling en wordt het volledige restbedrag in één keer opeisbaar. Zonder zo’n clausule loopt u het risico dat een gemiste termijn u terug bij af brengt zonder duidelijk drukmiddel.

Wat als de regeling niet wordt nagekomen?

Komt uw debiteur de afspraken niet na, dan kunt u dankzij de schriftelijke vastlegging en verzuimclausule direct het hele bedrag opeisen. Dat is het moment om de vordering uit handen te geven. Wij benaderen uw debiteur dan namens u en zetten het incassotraject in gang, met de schriftelijke regeling als sterk bewijsstuk. Een goed vastgelegde regeling werkt dus zowel als kans op een soepele oplossing als verzekering wanneer het misloopt.

Een redelijke regeling die u beiden past

Een betalingsregeling werkt het best als hij voor beide partijen realistisch is. Spreekt u termijnen af die uw debiteur eigenlijk niet kan dragen, dan strandt de regeling alsnog en bent u verder van huis. Houd daarom rekening met wat uw debiteur aankan, maar bewaak tegelijk uw eigen belang: een te lange looptijd betekent dat u langer op uw geld wacht en meer risico loopt. Een goede regeling vindt het evenwicht tussen haalbaarheid en een afzienbare einddatum.

Denk ook na over de hoogte van het eerste termijnbedrag. Een wat hogere eerste betaling laat zien dat uw debiteur het serieus meent en verkleint uw risico meteen vanaf de start. Leg verder vast hoe en wanneer u contact opneemt als een termijn dreigt te worden gemist. Door dit soort afspraken vooraf helder te maken, voorkomt u dat een regeling stilletjes verzandt en houdt u zelf de regie over het traject.

Veelgestelde vragen